Ｇｍａｉｌを使い始めてまだ半年くらい。ドロップボックスも教えてもらった後藤さんのススメで切り替えてみました。めちゃくちゃ良い。
こういう頻繁に使用していたシステムを変えるということはスイッチングコスト（心理的、手間的な）が膨大にかかるので、控えていたのですが、やっぱりやってみるものです。
もっぱらタスクリストとして活用しています。返信したメールや作業が完了したメールは全部アーカイブ。出来るだけ寝る前にメールボックスは空に出来るようにしています。
また検索がやはり強い。さすがグーグルさん。全部アーカイブして放り込んでも、後で難なく検索できるところが強い。
今までのメールアドレスが使えるし、迷惑メールの遮断率は９９．９９９％！ってか一回も迷惑メールきたことがない。いつもメールの整理だけで時間をくっている会社様には全社導入をオススメするくらいの逸品。もちろん無料で出来ます。（がっちり使うと有料になりますが）
作業的な仕事は出来るだけ効率化して、自分の時間や新しいものを生み出す時間を創り出すことをしていかなければならないと思います。